Consultora de Organização residencial e empresarial

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Série de artigos sobre  organização profissional destinada aos personal organizers em atividade e aos interessados na atividade.

27 de julho de 2016 por Ana Afonso

O Organizador Profissional e o comportamento nas relações com os clientes

A  prestação de serviços de organização em suas diversas modalidades – residencial, corporativa, pessoal, vive um momento de crescimento, com muitos profissionais chegando ao mercado a cada semana.
Deixo aqui , com a visão de quem esta atuando há 10 anos,  um conselho: não façam da intimidade da casa ou de seus assuntos uma vitrine nas redes sociais,  não exponham o cliente. Mantenham a postura correta e não  comprometam as conquistas de quem desbravou os caminhos para que vocês chegassem aqui.

“Discrição assim como educação não saiu de moda” – parte da minha fala no painel sobre Ética na 3a. Conferência Personal Organizer em junho de 2016.

Ética Profissional – você sabe o que é isso?

Ética é o conjunto de regras e valores de um indivíduo, de um grupo social ou profissional e de uma sociedade.

 

Quer se faça parte de uma associação com código de ética definido ou não certos comportamentos de atuação na área de prestação de serviços de organização devem ser respeitados e praticados.

O Profissional deve oferecer um serviço    de  organização de qualidade, atendendo todas as necessidades de seus clientes de forma honesta, pontual, única e satisfatória.

Para ter um comportamente profissional ético :

  • Ofereça somente o que, de fato, esteja capacitado para entregar.
  • Avalie honestamente a relação entre o preço dos seus serviços e a qualidade deles.

Conduta

Servir aos clientes com integridade , competência, objetividade, e tratá-los com respeito e cortesia .
Oferecer serviços nas áreas em que esta qualificado e  representar fielmente essas qualificações em ambas as comunicações, verbais e escritas.
Quando não for  possível ou não estiver  qualificado para atender solicitações de serviços ,  fazer todos os esforços para recomendar os serviços de outros organizadores qualificados e / ou outros profissionais qualificados.
Anunciar  serviços de uma forma honesta e  representar a profissão de organização com precisão.

Fonte: Código de Ética dos Profissionais de Organização e Produtividade – ANPOP

 

Publicações anteriores
08/11/2015 – O Personal Organizer e a Formalização
19/10/2015 Você conhece o Canvas? Estruturando seu modelo de negócios
17/09/2015 Como um organizador profissional de sucesso encontra seu lugar no mercado.
06/09/2015 Produtividade e o setor de serviços de organização


08/11/2015 – O Personal Organizer e a Formalização

Ana Afonso

A maioria dos profissionais de organização atua de maneira independente na prestação informal de serviços. Embora para o exercício da atividade não seja obrigatória a formalização essa é sem dúvida uma condição que deve ser encarada como essencial.
A formalização é o indicativo de quanto o personal organizer esta motivado e preparado para exercer a atividade.
Não somos somente organizadoras somos donas do nosso próprio negócio.
Então, se é para valer, se você acredita na sua atividade, se é projeto de vida, formalize-se! Não passe a impressão de que seu trabalho é um “bico” uma das definições mais populares para o trabalhador informal.
A melhor maneira de conquistar um objetivo é dedicar 100% de energia a ele.

Formalização não é um bicho de 7 cabeças

Se até 2008 abrir uma empresa de prestação de serviços, indústria e comércio era bastante complexo e caro, a Lei Complementar nº 128, de 19/12/2008, criou condições especiais para que o trabalhador conhecido como informal pudesse se tornar um MEI legalizado.
No mês de julho chegamos ao número de 5.000.000 de micro empreendedores individuais, o que sem dúvida representa as vantagens da formalização.
Significa ainda que esses empreendedores investiram na capacitação e acreditam em seu potencial, encaram o gerenciamento do negócio próprio com seriedade.
Para quem inicia a atividade trabalhando sozinho essa é sem dúvida a melhor escolha devido às reduzidas taxas tributárias.
Microempreendedor Individual (MEI) é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário. Para ser um microempreendedor individual o limite de faturamento anual é de no máximo até R$ 60.000,00

Vantagens da formalização como MEI: • registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais. • isenção dos tributos federais . • recolhimento de um valor fixo mensal ( varia de R$ 40 a R$ 45,00) feito através de documento único de arrecadação – DAS, gerado pelo Portal do Empreendedor. • acesso a benefícios da Previdência Social como auxílio maternidade, auxílio doença, aposentadoria, entre outros
Vantagem adicional e consequente: o empreendedor que atua legalmente obtém além dos benefícios que já mencionei a oportunidade de realizar compras no atacado, com condições especiais para quem tem CNPJ

PO – Código Nacional de Atividades Econômicas
Apesar da atividade de personal organizer não estar na relação de atividades permitidas no Mei, visto que não há ainda reconhecimento como profissão esse não é motivo para a desistência da formalização por essa via.
Ao se formalizar como Mei o PO deve buscar dentro do CNAE uma atividade econômica que tenha relação ao seu objeto tanto na natureza da prestação do tipo de serviço quanto no comércio de itens do universo da organização.
Vão desde arquivista, promotor de eventos, instrutor, etc.

MEI, ME, EPP

A prestação do serviço de organização pode ser oferecida por pessoa física (prestação individual e informal) ou por pessoa jurídica, quando o profissional empreende como MEI ou outras modalidades do Simples como Micro Empresa e Empresa de Pequeno Porte).
As diferenças entre as categorias referem-se a tributação e atividades exercidas.
MEI Micro Empreendedor Individual ME Micro Empresa EPP Empresa de Pequeno Porte

Onde obter ajuda:
Ao chegar ao mercado de trabalho o personal organizer precisa ter um plano de negócios estabelecido, estar consciente das etapas da gestão de um negócio próprio.
O Sebrae é o parceiro ideal de todo empreendedor.
Através de suporte e acompanhamento auxilia na elaboração do plano de negócios na gestão do empreendimento http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/sebraeaz/Microempre endedor-Individual-conta-com-o-Sebrae

Passo a passo da formalização MEI
O passo seguinte é conhecer o Portal do Empreendedor www.portaldoempreendedor.gov.br
O cadastramento como MEI é todo feito através do Portal do Empreendedor, sem necessidade de assessoria de contador.
No menu se encontram informações e o passo a passo desde o preenchimento do formulário até a emissão do Certificado de Micro Empreendedor Individual e o Cartão do CNPJ.
Quem opta pela emissão da NF eletrônica(para atender aos clientes PJ), vai precisar cadastrar junto à Secretária Municipal de Finanças de sua cidade uma senha de acesso.
Depois, todo o processo é simples e executado no site www.prefeitura.suacidade.gov.br/contribuinte/
Dúvidas podem ser esclarecidas junto à Prefeitura na sessão de atendimento ao MEI.

ME
Se os planos para atuar no setor de organização profissional forem suportados por um investimento financeiro maior e por uma estrutura de recursos pessoais mais ampla , pode-se optar por uma ME ou uma empresa do Simples.
O diferencial será o regime tributário, os procedimentos para a constituição da empresa, a retaguarda contábil e outros investimentos necessários.
Quem se associa e trabalha em dupla e com uma equipe de POs, vai precisar se enquadrar em outra modalidade de empresa, visto que o MEI é uma empresa individual.
ME e EPP
Enquadram-se nesse tipo as empresas constituídas por mais de um titular e que faturem acima de R$ 60.001,00 até o limite de R$ 3.600.000,00 e que tenham mais de um funcionário.
Para administrar esse empreendimento será preciso uma assessoria legal e contábil para providenciar a documentação, o contrato social, o registro na Junta Comercial, entre outras providências.
Encerramento
Todas estas informações podem ajudar na sua decisão de como atuar no nosso mercado de organização profissional.

Qualquer que seja a sua escolha não se esqueça que a ética, o compromisso, a busca contínua por atualização e a oferta de serviços de qualidade, além do bom relacionamento com outros
profissionais do segmento farão a diferença para ser um profissional de sucesso e que se destaca no mercado.


19/10/2015 Você conhece o Canvas? Estruturando seu modelo de negócios

Ana Afonso

Nesta série de artigos que estou escrevendo destinada os profissionais de organização, sem dúvida uma das questões mais importantes é sobre a fase de planejamento estratégico, quando se viabiliza a empresa.

Atualmente uma das mais comentadas ferramentas nas redes sociais é o Canvas , que permite elaborar e desenvolver modelos de negócios a partir de uma ideia e até mesmo auxiliar na etapa de lançamento de um novo produto ou serviço.

Segue abaixo extrato da publicação da plataforma Imulherempreendedora do Itau, com a Ana Fontes, fundadora da Rede Mulher Empreendedora esclarecendo as principais dúvidas.

Você conhece o Canvas? : Esta ferramenta auxilia na estruturação de seu modelo de negócios. Veja os passos básicos para colocá-la em prática

O que é o Canvas? 

“O canvas é uma ferramenta visual que utiliza conceitos de design thinking  bastante simples e que ajuda o empreendedor a ter uma visão básica de um modelo de negócios e as interações necessárias para construção deste modelo”, explica Ana. O canvas ajuda a organizar as ideias  e dá os caminhos de informações que a empreendedora deve buscar para construir o seu modelo de negócios. “Mas é importante entender que canvas é uma ferramenta e ele sozinho não resolve sua ideia ou seu negócio. Fazer prototipação (MVP) é o próximo passo do seu canvas. Buscar consumidores que queiram pagar pelo seu produto ou serviço é o melhor teste”, alerta.

Qual o melhor momento para usá-lo? 

“O canvas é mais efetivo na fase de ideia de negócio, ou seja, no momento em que  você tem uma ideia mas ainda não sabe qual caminho seguir, quem são os clientes, qual sua proposta de valor. Ele pode e deve ser utilizado por empresas que querem criar ou lançar um novo produto. Mas nada impede que seja utilizado, também, por organizações já existentes que queiram rever seu modelo de negócios e repensá-lo na visão do cliente”, explica.

Como estruturá-lo?

Você irá elaborar um mapa visual pré-formatado contendo nove blocos. As ideias representadas formam a conceitualização do seu negócio, ou seja, a forma como você irá operar e gerar valor ao mercado, definindo seus principais fluxos e processos, permitindo uma análise e visualização do seu modelo de atuação no mercado:

1. Proposta de valor: o que sua empresa vai oferecer para o mercado que realmente terá valor para os clientes. “Há diferentes maneiras de se criar valor. Por exemplo, na Natura, é novidade, na rede Spoletto, é a personalização, para o Grupon, é a redução de custos. Para criar esta proposta de valor, saiba claramente qual é a sua solução. Agora esqueça essa resposta: não é isso que vai chamar a atenção do cliente! Saiba qual é a “dor” que você anestesia! Este sim é o primeiro passo para se relacionar com o cliente. Agora defina: O que o cliente ganha ao comprar o seu “analgésico”? Essa é a sua proposta de valor”, explica Ana.

2. Segmento de clientes: quais segmentos de clientes serão foco da sua empresa? Ou seja, quais os diferentes grupos de pessoas ou organizações que o seu negócio busca alcançar? Por exemplo, os clientes do Google são anunciantes e usuários de internet, enquanto os clientes do Dropbox são usuários de internet que querem compartilhar arquivos.

3. Os canais: como o cliente compra e recebe seu produto e serviço? Este bloco descreve como a empresa estabelece sua comunicação com o Segmento de Cliente desejado, a fim de entregar a Proposta de Valor. São os meios pelos quais os clientes serão atingidos. “O Magazine Luiza, por exemplo, utiliza terminais multimídia de vendas, lojas próprias, televenda, centrais de atendimento, divulgação em TV. Enfim, não há limites de canais, use quantos forem necessários para que o seu cliente seja atingido.

4. Relacionamento com clientes: este bloco descreve o tipo de relacionamento que a empresa estabelece com um cada segmento de clientes específico. “Aqui, questione-se: que tipo de relacionamento cada um dos nossos segmentos de clientes espera que seja estabelecido com eles?”, ensina Ana.

5. Fontes de receita: representa de que forma a empresa gerará receita a partir de cada segmento de clientes. Pergunte-se: qual valor este cliente está realmente disposto a pagar pelo produto/serviço?

6. Recursos principais: são aqueles necessários para realizar as atividades-chave.  “Por exemplo, são recursos físicos as fábricas, edifícios, veículos, máquinas, sistemas, pontos de venda e redes de distribuição. São recursos intelectuais as marcas, os conhecimentos particulares, patentes e registros, parcerias e banco de dados. Já os recursos humanos são cruciais em indústrias criativas e de conhecimento, enquanto em recursos e garantias financeiras, são o dinheiro e linhas de crédito”, explica.

7. Atividade-chave: aqui, vale analisar: quais são as atividades essenciais para que seja possível entregar a Proposta de Valor?  Descreva as ações mais importantes, que a empresa deve fazer para que o Modelo de Negócio funcione.

8. Parcerias principais: este bloco descreve a sua rede de parceiros e fornecedores que fazem seu Modelo de Negócio funcionar. “Questione-se: quem são os seus principais parceiros? Como eles te ajudam a entregar a proposta de valor?”. Lembre-se que há diversos tipos de parcerias, com variados objetivos.

9. Estrutura de custos:  descreve a estrutura de custos envolvida em toda a operação do modelo de negócio. Pergunte-se: quais são os custos mais importantes em seu modelo de negócio? Mas atenção: coloque apenas os custos-chave! E lembre-se que há custos fixos, ou seja, que se mantém independentes do volume de artigos ou serviços produzidos, e custos variáveis, que oscilam proporcionalmente com o volume de artigos ou serviços.

Na prática, siga as dicas:

– Nunca escreva em seu Canvas! Use Post-its.

– Imprima o quadro e coloque-o em uma parede.

– Use cores diferentes para Segmentos de Clientes e Propostas de Valor diferentes!

– Use as mesmas coisas para informações em comum.

– Seja o mais simples e visual possível.

– Comece pelo lado direito.

https://imulherempreendedora.com.br/Post/publico/

17/09/2015  Como  um organizador profissional de sucesso encontra seu lugar no mercado.

Ana Afonso

Não basta apenas ter o dom da organização! É preciso gostar e saber lidar com pessoas, estar disponível para atender  à diversas situações. Faça cursos, estude, pesquise. Muito da satisfação do trabalho realizado é a remuneração mas saber que se contribui para a melhoria de vida das pessoas que nos contratam tem peso equivalente.

E não ache que depois de um curso é só sair organizando! Ao se sentir confiante, elabore um plano de ação e trabalho: defina  quais os serviços que inicialmente vai oferecer, conheça o público que vai contratar seus serviços, defina seus métodos próprios de trabalho, qual o tempo que irá se dedicar à atividade e certamente todos os componentes da prestação de serviços (precificação, orçamento, execução, garantia, relação com o cliente, etc) além de definir suas ações de marketing – sim, é preciso divulgar e ofertar seus serviços.

Peça ajuda se isso for grego para você: o Sebrae é o aliado do empreendedor e é isso que você é agora. Pense sempre como empreendedor e se você vai atuar de forma independente ou associada a outro profissional de organização, cuidar para que seu negócio seja iniciado sobre as bases certas é fundamental.

Comece a organizar, a realizar atendimentos para amigos, família, a igreja do bairro, a escolinha ao lado de casa. Esses serão seus laboratórios. Anote tudo o que deu certo e o que acreditar que pode melhorar. Peça que indiquem seus serviços e demonstre que esta à disposição.

Já segura(o) e confiante? Para atingir os objetivos devemos investir 100% de energia.  Mergulhe de cabeça e comece a atender seus clientes.  Assim que os primeiros serviços forem prestados, crie um portfólio. E invista mais fortemente em divulgação.

Muitos profissionais crescem rapidamente através de referências de clientes porém não se pode descuidar do networking, da interação com os demais profissionais do setor (não considere que toda concorrência é ruim e sim que você pode aprender e melhorar com as trocas de experiências).

  • Crie uma papelaria fina, com cartões de visita, papel timbrado para e-mail, pastas para material a ser entregue ao cliente e claro, seu logo, sua marca. (não faça folhetos/flyers para distribuição, eles podem nem chegar ao seu potencial cliente).
  • Crie um  blog/site profissional – esteja na internet para atrair clientes. Defina o conteúdo, cuide do texto, coloque as  informações sobre seu trabalho de forma clara e atrativa. Imagens bem cuidadas são importantes e você pode investir algum recurso na contratação de quem monte seu site profissionalmente.
  • Crie uma página de trabalho no Facebook ( e não confunda conteúdo com o seu perfil pessoal). Divulgue seus trabalhos, suas atividades relacionadas ao setor profissional de organização, etc.
  • Você pode ainda ter outras contas para divulgar seu trabalho:  no Twitter, no Instagram (cuidado com a profusão de mídias à disposição. Não dá para alimentar e atualizar todas de forma consistente, a não ser que você tenha uma verba para contratar quem o faça por você, mas se você é iniciante esse pode ser um passo para quando você já estiver mais solidificada(o) no mercado).

Com o passar do tempo você irá encontrar nichos de atuação nos quais se destacará e isso é fundamental para não ficar presa(o) a apenas um tipo de oferta de serviço. Aprenda a treinar pessoas, a organizar a vida profissional e pessoal, vá além dos armários. Atualize-se constantemente, esteja antenada(o) com o que acontece na vida, no mundo.

Mantenha-se em evidência:  participe de conferências, de palestras, workshops, encontros de profissionais de organização e de áreas relacionadas. Crie um diferencial através de suas relações, faça seu nome no mercado agindo sempre com ética e respeito.

O sol nasceu para todos!


06/09/2015  Produtividade e o setor de serviços de organização

Ana Afonso

Em uma definição  simples, produtividade é o índice % que mede quanto se produz por hora trabalhada.
A  produtividade é concretamente percebida na indústria e na produção de itens de consumo porém no setor de serviços esse índice pode não ser tão facilmente mensurável já que muitas vezes o resultado do serviço não é percebido de imediato. Em alguns segmentos da prestação de serviços não há parâmetros para determinar a questão produtividade.

Na atividade de organização residencial/pessoal a noção da produtividade ainda não é claramente percebida por se considerar que não há como comparar desempenhos para estabelecer o índice representativo dessa categoria.

O resultado da prestação de serviços de organização  depende de uma série de processos e procedimentos que dominados e executados eficientemente produzem um serviço de alto valor agregado.

Para a/o personal organizer é fundamental considerar que o seu faturamento é representativo dos resultados obtidos mais do que a carga de horas trabalhadas (e a questão de cobrar por hora, diária ou projeto será oportunamente abordada).

Resume-se, portanto a produtividade na capacidade de organização dos processos e agilidade do personal organizer.

A capacitação é fundamental no nosso setor. Para aumentar/estabelecer um bom índice de produtividade é preciso identificar e empregar formas de acelerar o processo. Usar as ferramentas e tecnologias adequadas, ter foco no resultado e estar apta/o a atacar problemas que aparecerem no transcorrer é a base do estabelecimento dos processos de organização.

Produtividade e o PO

Como na nossa atividade geralmente o profissional atua sozinho  e não tem quadro de funcionários o componente remuneração não será considerado aqui, pela complexidade em comparar dimensão espacial e o porte das empresas.

Produtividade = processos e agilidade.

Grosso modo o que importa para o profissional de organização na etapa de orçar e precificar um serviço é sempre o tempo necessário. Saber calcular essas variantes permite assumir um número maior de trabalhos e consequentemente obter um maior faturamento.

Como toda a teoria precisa ser comprovada com a prática, o iniciante ou aquele que tem dificuldades em estabelecer seu índice de produtividade deve realizar tantos treinamentos (laboratórios) quantos forem necessários até conseguir a relação ideal tempo/resultado.

Como exemplo, a organização de uma gaveta de camisetas pode ser praticada em casa, usando as técnicas e dobras mais adequadas e cronometrando o tempo.

Assim também se pode e deve-se exercitar espaços maiores: pendurar roupas é um processo que tem diversos passos, desde separar, categorizar, trocar cabides. Faça isso nos seus armários, ofereça o serviço às amigas, analise o e anote as dificuldades, os acertos, o tempo e quais técnicas foram empregadas. Crie vídeos ou  fotografe para futuras consultas.

Transponha esse controle para os projetos que executar para seus clientes e sempre faça uma análise minuciosa de todas as etapas, corrigindo ou incrementando os processos. (oportunamente trataremos do tema kit do organizador – ferramentas para a boa execução do trabalho no cliente).

Estimar o tempo corretamente pode ser a diferença entre realizar um trabalho diferencial,  ser bem remunerada ou estar sempre correndo para cumprir prazos. Com o aumento da carteira de clientes esse passa a ser um dos índices mais importantes no exercício da atividade.

E você sabe qual é a sua produtividade? Se já esta atuando faça uma revisão dos últimos trabalhos  que realizou, analisando:

  • quanto tempo foi realmente necessário para  finalizar a organização?
  • a sua estimativa foi para maior ou menor quantidade de horas/dias?
  • o cliente esperava mais tempo ou menos tempo?
  • foi prazeroso executar essa organização ?
  • você sente que fica esgotada a cada trabalho?

Aprendemos diariamente com nossos erros e acertos e fazer as correções, as mudanças necessárias é saber gerir os processos, que como falei no início, são a chave para o sucesso na execução dos nossos trabalhos.

pAna Afonso – Especialista em Organização e Produtividade

Atuando desde 2006 é referência no mercado de organização profissional   oferecendo serviços de organização de espaços, gestão de residências, treinamento de funcionários domésticos e consultoria pessoal. Graduada em Gestão da Qualidade e Produtividade, fez cursos de organização, decoração, culinária, sustentabilidade entre outros. Pesquisadora, estudiosa, autora de artigos e livros na área de organização pessoal, realiza treinamentos diversos, palestras em empresas e colabora com entrevistas e conteúdo para os diversos meios de comunicação. Presta consultoria/mentoring para diversas profissionais da área de organização  profissional. Ex-integrante do Comitê de Comunicação da ANPOP gestão 2014 e incentivadora do reconhecimentoda atividade como profissão, membro da Comunidade NAPO.